Ich bin in einem Buchführungsbüro aufgewachsen und habe schon in frühester Jugend gelernt, Papiere mit System zu ordnen und alles so zu beschriften, dass man seinen Papierkram im Fall des Falles auch wiederfindet. Das ist nämlich gar nicht so trivial, gelocht und abgeheftet ist schnell was, bloß in welchem Ordner findet man es wieder, wenn man es braucht?
Da sammelt sich im Laufe eines ganz normalen Erwachsenenlebens doch ein grosser Haufen Dokumente an, die man notgedrungen aufheben muss, weil man sie immer wieder mal braucht. Ich habe bei meinem letzten Umzug vor ein paar Jahren meine Ablage mal gründlich durchsortiert und eingedampft und gnadenlos alles weggeschmissen, was ich nicht mehr aufheben musste. Übrig geblieben sind ungefähr 10 Ordner, in denen hat alles seinen Platz. Nur der offizielle Kram wohlgemerkt, für meine private Ablage (Kochrezepte, Strickmuster, Möbelbau usw.) habe ich nochmal 20 Ordner im Einsatz.
Aber bleiben wir mal beim offiziellen Kram. Da gibt es zwei Sorten von Ablagen. Einmal die Archive, in denen hebt man wichtige Dokumente auf, die man über viele Jahre hinweg wiederfinden muss. Zeugnisse, Miet- und Arbeitsverträge, Versicherungspolicen, Garantiebelege, KFZ-Briefe und so weiter und so fort. Zu den Archiven kommen relativ selten neue Papiere hinzu, die dienen hauptsächlich der Wiederauffindbarkeit wichtiger Dokumente.
Und dann gibts noch die Journal-Ordner, in denen legt man alles ab, was irgendwie pro Jahr zusammengehört. Lohn-und Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Rechnungen, Unterlagen fürs und vom Finanzamt und sowas, die sammelt man pro Jahr und beschriftet die Journale auch dementsprechend. Wenn man die unterschiedlichen Einsatzgebiete von Archiv und Journal einmal verinnerlicht hat, das ist schon die halbe Miete.
Journalordner werden am Jahresende abgeschlossen, und ein neuer Ordner fürs neue Jahr angelegt. Wenn man nicht viele Papiere pro Jahr abzulegen hat (so wie ich als Rentnerin), kann man selbstverständlich mehrere Jahre Journal in einem Ordner ablegen, dann beschriftet man halt das Register entsprechend. Aber für einen normal berufstätigen Menschen, der auch noch jedes Jahr eine Steuererklärung abgeben muss, ist ein Ordner pro Jahr eine sinnvolle Einteilung.
Damit ich mit 10 Ordnern auskomme, habe ich immer mehrere verwandte Themen in einem Ordner untergebracht und die Ordner auf dem Rückenschild entsprechend beschriftet. Ca. 5 Themen pro Ordner sind genug, bei mehr wirds leicht unübersichtlich. Es gibt zum Beispiel einen Ordner “Haushalt” mit den Registern “Rechnungen&Garantien Haushaltsgeräte”, “Stadtwerke”, “GEZ”, “Telefon&Internet”, “Handy”. Das reicht, mehr kommt da nicht rein, sonst blickt man nicht mehr durch. Zur Wohnung gehört noch ein zweiter Ordner: “Miete”. Da ist nicht nur der Mietvertrag drin, sondern auch sämtliche Korrespondenz mit der Hausverwaltung, die Heiz- und Betriebskostenabrechnungen, Handwerkerrechnungen und überhaupt alles sonst, was die Wohnung betrifft. Sehen sie das Prinzip? Rückenschild mit dem Titel des Ordners beschriften, auf dem Rückenschild die Registerüberschriften notieren, im Ordner ein beschriftetes Register verwenden.
Falls sie einmal etwas abzulegen haben, was in keines der vorhandenen Register passt, legen sie nicht nur ein neues Registerblatt an und beschriften es entsprechend, sie vergessen auch nicht das neue Register auf dem Rückenschild des entsprechenden Ordners zu vermerken. Wenn man das nicht macht, kommt man ganz schnell in Teufels Küche, da landen dann Papiere unwiederfindbar in irgendwelchen Ordnern, und wenn man sie wieder braucht, kann man die ganze Ablage durchforsten. Das ist eine ganz böse Falle, damit kann man sich das ganze System ruinieren!
Ebenso streichen sie auf dem Rückenschild des Ordners das betreffende Register aus, wenn sie es nicht mehr brauchen und die zugehörigen Papiere ins Altpapier kommen. Sowas kommt immer wieder mal vor, ich habe zum Beispiel kürzlich die Unterlagen zu meinem ersten D2-Handy entsorgt. Auch die Kontoauszüge von vor über 10 Jahren muss ich eigentlich nicht mehr aufheben, das wären auch so Kandidaten zum Entsorgen und Ausstreichen.
Wenn man sich an diese paar Grundregeln hält, steht einer Ablage, mit der man vernünftig arbeiten kann und in der man auch alle Papiere wiederfindet, eigentlich nichts mehr im Wege. Wie oft man seinen Posteingang dann wirklich bearbeitet und in die Ablage einsortiert hängt davon ab, wie hoch das Papieraufkommen im Haushalt ist, einmal im Monat reicht wahrscheinlich dicke, ich komme mit einmal im Vierteljahr gut hin.
Dafür sollte man sich allerdings angewöhnen, einzusortierende Papiere auch wirklich nur an einer Stelle im Haushalt zu lagern. Bei mir wird die Post sofort aufgemacht, wenn ich sie aus dem Briefkasten geholt habe. Ich habe dafür zwei Körbchen im Regal stehen, eins ist das To Do für unerledigte Vorgänge, das zweite ist für die Ablage für erledigte Dinge oder Sachen, die man bloß aufheben muss. Woanders kommen bei mir keine Papiere hin, nicht auf den Schreibtisch und nicht in irgendwelche Schubladen oder Schachteln. Das erfordert etwas Disziplin, und bei hohem Korrespondenzaufkommen wird das To-Do-Körbchen auch recht schnell voll, dann muss man halt zwischendurch mal sortieren und die Ablage füttern. Aber es erleichtert die Arbeit ungemein, wenn man sich die Papiere nicht in der ganzen Bude zusammensuchen muss, sondern sie an genau einer Stelle findet. Dann geht einem auch nichts durch die Lappen, noch zu bezahlende Rechnungen fliegen dabei ebenso auf wie noch zu beantwortende Schreiben oder Telefonate.
Ich vermerke übrigens auf jeder abzuheftenden Rechnung, wann und wie ich sie bezahlt habe: erledigt online am “Datum”.
Ich notiere ebenso durch Telefon erledigte Vorgänge mit “erledigt telefonisch am “Datum” gesprochen mit Herrn/Frau XY”.
Das der Vollständigkeit halber, es dient der Nachvollziehbarkeit von Vorgängen ungemein.
So, aber jetzt haben wir das Rüstzeug für eine funktionierende Ablage. Wenn man sich einmal ein funktionierendes System erstellt hat, kann man jahrelang in Ruhe damit arbeiten. Manchmal kommt ein neuer Ordner hinzu, manchmal können alte Papiere auch zum Altpapier, aber im grossen und ganzen hat man jetzt seine Ruhe, und eine Ablage, in der man auch alles wiederfindet. Das erleichtert das Leben und minimiert den Zeitaufwand, den man auf den leidigen Papierkram verschwenden muss. Schliesslich gibt es wichtigere Dinge im Leben, auch wenn Buchhalterkinder da manchmal anderer Ansicht sind 😉
